Datenschutzinformationen zum Foto- und Video-Upload
1. Verantwortlicher
Gartengemeinschaft Am Buller e. V. -620-
Tatenberger Deich, 21037 Hamburg
Postanschrift: Birkenweg 8b, 21465 Reinbek
Vertreten durch: Urte Manjowk, 1. Vorsitzende
E-Mail: garten@am-buller.de
Telefon: 040 7367 3294
Kontakt für diesen Upload, Rückfragen, Widerrufe und Löschanfragen: 50jahre@am-buller.de
2. Technischer Ansprechpartner
Nico Groll
Vorstandsmitglied, Kassenwart
E-Mail: 50jahre@am-buller.de
3. Welche Daten verarbeitet werden
Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Parzellennummer beziehungsweise Gaststatus, freiwillige Kommentare, hochgeladene Fotos und Videos, Dateiname, Dateityp, Dateigröße, technische Datei- und Aufnahmemetadaten, Prüfsummen, Upload-, Einwilligungs- und Asset-IDs sowie die ausgewählten Nutzungsfreigaben.
Zur Begrenzung missbräuchlicher Uploads wird die IP-Adresse technisch erfasst und unmittelbar als mit einem geheimen Schlüssel gebildeter Hashwert gespeichert. Die Klartext-IP-Adresse wird nicht in der Anwendungsdatenbank gespeichert. Zusätzlich entstehen technisch notwendige Sicherheits-, Versand-, Prüf-, Archivierungs-, Widerrufs- und Löschprotokolle.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Die Daten werden verarbeitet, um Einsendungen entgegenzunehmen, einer hochladenden Person und einer Einwilligung zuzuordnen, technisch zu prüfen, vereinsintern zu sichten, die ausgewählten Nutzungsfreigaben zu dokumentieren und geeignete Aufnahmen ausschließlich in den gewählten Bereichen zu verwenden.
Rechtsgrundlage für Upload, interne Sichtung, Dokumentation, Archivierung und die jeweils ausgewählten Veröffentlichungswege ist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Die Verarbeitung technischer Sicherheitsdaten, die Missbrauchsbegrenzung und der Schutz der Anwendung beruhen auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Uploaddienstes.
5. Hosting und technischer Betrieb
Die Uploadanwendung läuft auf einer Hetzner-Cloud-Infrastruktur in Deutschland. Die Mediendaten werden in einem getrennten Datenbereich des Servers gespeichert. Zugriff erhalten nur vom Verein autorisierte Personen. Es gibt keine öffentliche Dateiliste und keinen öffentlichen Downloadbereich.
Hetzner Online GmbH stellt die technische Infrastruktur bereit. Der Verein bleibt für Zwecke, Auswahl, Nutzung und Löschung der Daten verantwortlich.
6. Bestätigungsmail und Microsoft 365
Bestätigungsnachrichten werden über den Microsoft-365-Tenant des Vereins aus dem Postfach 50jahre@am-buller.de versendet. Die Nachricht enthält keine Fotos oder Videos, sondern Upload-ID, Einwilligungs-ID, Assetliste und die dokumentierten Freigaben.
Microsoft verarbeitet die hierfür erforderlichen Nachrichten- und Protokolldaten als technischer Dienstleister nach den für Microsoft 365 geltenden Datenschutz- und Vertragsregelungen. Microsoft hat für seine Unternehmens-Onlinedienste eine EU-Datengrenze eingerichtet; in begrenzten Fällen können Daten weiterhin außerhalb dieser Grenze verarbeitet werden.
7. SharePoint-Vereinsarchiv
Nach der vereinsinternen Sichtung werden ausschließlich freigegebene Originaldateien zusammen mit den zugehörigen Einwilligungs- und Nachweisdokumenten in SharePoint im Microsoft-365-Tenant des Vereins übernommen. Abgelehnte Originaldateien werden nicht nach SharePoint übertragen.
Die Übertragung wird technisch anhand von Dateigröße und Prüfsumme kontrolliert. SharePoint ist die dauerhafte Vereinsablage für freigegebene Aufnahmen und die zugehörigen Nachweise.
8. Speicherdauer
Freigegebene und erfolgreich nach SharePoint übertragene Originaldateien sowie die zugehörigen lokalen Nachweisdokumente verbleiben nach erfolgreicher Archivierung noch 14 Tage als lokale Sicherheitskopie auf dem Vereinsserver. Vor ihrer lokalen Entfernung wird das SharePoint-Archiv erneut technisch geprüft.
Einzeln abgelehnte Originaldateien werden nicht nach SharePoint übertragen und nach einer lokalen Sicherheitsfrist von 14 Tagen automatisch gelöscht. Die Entscheidung und die zur Nachvollziehbarkeit erforderlichen Protokolldaten bleiben dokumentiert.
Archivierte Aufnahmen und die zugehörigen Nachweise werden für die Vereinschronik aufbewahrt, bis eine Einwilligung wirksam widerrufen wird, ein berechtigter Löschanspruch besteht oder der dokumentierte Vereinszweck entfällt. Der Verein prüft die weitere Erforderlichkeit anlassbezogen.
Bei einem endgültig bearbeiteten Widerruf werden die zuvor freigegebenen Originaldateien aus dem operativen Speicher und aus dem SharePoint-Vereinsarchiv entfernt. Einwilligungsnachweise und Widerrufs- beziehungsweise Löschprotokolle können soweit erforderlich erhalten bleiben, um die Einwilligung, den Widerruf und die erfolgte Bearbeitung nachweisen zu können.
Hetzner-Serverbackups werden mit einer Vorhaltung von sieben Tagen genutzt. Gelöschte operative Daten können deshalb bis zum Ablauf dieser Sicherungsfrist noch in einem nicht aktiv genutzten Backup enthalten sein und werden anschließend durch die Rotation überschrieben.
9. Empfänger und Veröffentlichung
Empfänger sind die vom Verein mit Sichtung, Archivierung und Öffentlichkeitsarbeit beauftragten Personen sowie die eingesetzten technischen Dienstleister Hetzner Online GmbH und Microsoft. Eine Veröffentlichung erfolgt nur nach vereinsinterner Prüfung und ausschließlich in den beim Upload ausgewählten Bereichen:
- Vereinswebsite, sofern diese Freigabe erteilt wurde
- Vereinschronik, Aushänge und Drucksachen, sofern diese Freigabe erteilt wurde
Eine Veröffentlichung auf Social-Media-Kanälen ist nicht Bestandteil dieses Uploadverfahrens.
10. Widerruf und Betroffenenrechte
Ein Widerruf kann jederzeit an 50jahre@am-buller.de gesendet werden. Am schnellsten ist die Bearbeitung unter Angabe der Einwilligungs-ID oder Upload-ID. Der Widerruf wirkt für die Zukunft. Bereits rechtmäßig erfolgte Verarbeitungen bleiben bis zum Widerruf rechtmäßig.
Nach Eingang eines Widerrufs kann der Verein die weitere Nutzung zunächst technisch sperren. Nach abschließender Prüfung wird der Widerruf im geschützten Verwaltungsbereich dokumentiert und die technische Entfernung der betroffenen freigegebenen Originaldateien veranlasst.
Außerdem bestehen nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen.
11. Beschwerderecht
Betroffene Personen können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Verein ist regelmäßig zuständig:
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22
20459 Hamburg
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
12. Abgebildete Personen
Die Berechtigung der hochladenden Person ersetzt nicht automatisch die Rechte aller erkennbar abgebildeten Personen. Der Verein prüft Aufnahmen vor einer Veröffentlichung. Aufnahmen von Minderjährigen und besonders schutzbedürftigen Personen werden besonders zurückhaltend behandelt.
13. Cookies und Reichweitenmessung
Die öffentliche Uploadseite verwendet keine Werbe-, Analyse- oder Trackingdienste. Für die geschützte Verwaltungsoberfläche wird ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungscookie verwendet.
Stand: 8. August 2026